経営者のセミナー集客は何日前から？30日前ルールと逆算スケジュール

経営者をセミナー集客している皆様、経営セミナーの集客期間はどのくらいの期間を設けていますか？

開催まで2週間しかない状態でセミナー集客をスタートした結果、1社も集まらずに開催を中止した経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

充分な告知期間がなければ、それまでに行ったセミナー企画や準備、集客活動などの全ての努力がムダになります。そうならないように、適切な集客期間を取らねばなりません。

特に経営者をセミナー集客する上では開催何日前からスタートするべきなのかについて、私たちの運用ルールも踏まえてご紹介いたします。

結論：オンラインセミナーは開催30日前スタートが理想

私たちは毎年600本以上経営セミナーをご案内し、年間で26,000名以上の経営者を集客しています。その私たちが「集客活動で守るべきルール」として10年以上前に定めたのは《集客期間40日》でした。社内でも「40日前ルール」と呼んで徹底するとともに、私たちのセミナー集客代行サービスをご利用くださっている主催者の皆様にもその徹底をお願いしておりました。

ただ、2020年以降はセミナーのオンライン化が一気に進み、現在ではすべてのセミナーがオンライン開催となりました。それによって、現在はこのルールを「30日前ルール」に見直して運用しています。

そして、この30日間の集客期間を取ることを前提に、そこから逆算して、セミナーの企画・準備を行うことになります。そのため、開催日の45〜50日前くらいからセミナーの準備が始まるのです。

なぜ40日から30日に短縮できたのか

最大の理由は、セミナーのオンライン化に伴って、参加者が移動時間や前後の予定を考慮する必要がなくなったことです。

リアル開催では「その時間に会場にたどり着けるか」の判断が必要でした。移動時間や交通手段、前後のアポとの兼ね合いまで含めて考えるため、できるだけスケジュールが固まる前に告知しないと予定を押さえてもらえませんでした。特に、経営者は1〜2ヶ月先の予定が既に決まっている方もいらっしゃいますので、この点は非常に重要でした。

しかし、ウェビナーになったことで「その時間、パソコンの前にいられるか」だけの判断に変わりました。また、ウェビナーの時間も60分程度のものが多くなり、移動時間なども含めると拘束時間が大幅に短くなりました。

その結果、遠い先の予定をおさえてもらう必要性が下がったのです。

では、なぜ2〜3週間ではなく30日前なのか

①経営者のスケジュール感覚は3タイプに分かれる

30日という数字の根拠を理解するには、経営者のスケジュールの立て方を知る必要があります。私たちが10年以上、経営者をセミナーに集客してきた経験から、大きく3つのタイプに分かれます。

(1)1ヶ月先まで予定が埋まっている経営者
会食や取引先訪問、業界の会合などで、先の予定から順に埋まっていく経営者です。このタイプは告知が遅いと物理的にセミナーに参加できません。

(2)臨機応変に動けるよう、あえて直前まで予定を埋めない経営者
急な商談やトラブル対応に備えて余白を残している経営者です。このタイプは早く告知しても申し込まず、直前に予定の空きが確定してから動きます。そのため、何度か告知を繰り返しながら、開催が近づいたタイミングでリマインドすることが効果的です。

(3)いずれにも該当しない経営者
予定の埋まり方が一定でない経営者です。そのため、タイミング次第でどちらにも転びます。

さて、集客期間を決める上で問題になるのは、(1)のタイプです。
(2)(3)は、直前の告知でも拾うことができますが、(1)だけは早めに手を打たなければ取りこぼすことになります。

②30日前は「1ヶ月先まで予定が埋まっている経営者」を取りこぼさない最短ライン

(1)の「1ヶ月先まで予定が埋まっている経営者」は、告知が30日を切ってしまうと、そもそも空いているスケジュールが非常に少ない状態でお誘いすることになるため、申込みをいただける可能性が物理的に低くなります。

逆に30日前に告知ができれば、まだスケジュールに空白が残っている段階でアプローチできます。

これが「30日」の1つ目の根拠です。

③もう1つの理由：最初の1週間をテストマーケティングに使う

ここまでは「経営者のスケジュール」という相手側の事情の話でしたが、もう1つ、主催者側の事情として重要な理由があります。

セミナー集客がスタートして最初から順調に進めばよいのですが、実際にはそういうケースは稀です。多くの場合は、思ったよりも集客数が伸びずに苦戦を強いられます。

そのため、集客施策や訴求内容、セミナータイトル、特典などを見直す必要が必ず発生します。特にセミナータイトルの影響は大きく、詳しくは「経営者をセミナー集客できるタイトルの作り方【実例4本つき】」で解説しています。

そこで、最初の1週間をテストマーケティング期間と位置づけ、反応を見て打ち手を修正します。判断の目安は、最初の1週間で目標人数の3割程度に届いているかどうかです。ここで反応が鈍ければ、そのまま続けても結果は大きく変わりません。

そして必要な修正を終えた状態で、開催3週間前から本格的に集客が動く状態を作ります。

④まとめ：30日＝検証の1週間 + 実質的な集客期間3週間

集客対象である「経営者側の事情」、そして「主催者側の事情」の両面で30日前からセミナー集客を始めるべき根拠を整理してきました。

ここまででお分かりのとおり、30日という数字は「集客に30日かかる」という意味ではありません。最初の1週間＝検証と修正の期間、残り3週間＝本格的な集客期間という設計です。

そして3週間前というタイミングは、1ヶ月先まで予定が埋まっている経営者にもギリギリ間に合うラインです。

ぜひこの視点を持ち、30日前から集客が開始できるよう準備をしていきましょう。

長すぎてもいけない理由

それでは、集客期間は長ければ長いほど良いのかというと、そうではありません。

逆に、2ヶ月や3ヶ月も前から告知をすると、そんな先の予定はまだ定まっていない経営者がほとんどのため、かえって申込をしにくい、あるいは「とりあえず申込みだけ、しておこう」という軽いレベルの申込が増えてしまい、後からキャンセルする経営者が増えるという問題が発生します。

そのような観点から、どんなに早くても開催40日前くらいをおすすめします。なお、キャンセルを減らす具体的な方法は「経営者のセミナーキャンセルを減らす方法｜5回のリマインドメール術」で解説しています。

例外：大型セミナーの場合

ただし、150人を超えるような大型セミナー集客をお考えの場合は、少しこのルールから外れて、60日〜75日程度の集客期間は確保したほうが良いでしょう。

30日前から逆算したセミナー企画〜開催までのスケジュール

ここまでの内容を、時系列で整理します。開催日から逆算して、いつ何をすべきかの目安としてご活用ください。