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効果的な会議の進め方

更新日:2012年07月25日

当社は、取引先からも「会議が多いですね」と言われるほどであり、役員を中心に多くの社員が会議に忙殺されています。しかし、事業領域も新規プロジェクトも多いため報告すべき事項も決めるべき事項も多く、会議を減らすわけにいかないのが実情です。効果的な会議の仕方などを教えていただけましたら幸いです。
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

回答

会議には様々な種類がありますが、大きく「決めるための会議」と「アイデアを出すための会議」に分けることができます。会議のスタイルは異なりますが、効果的な会議の仕方や進め方には共通しているものがあります。
以下で、効果的な会議の仕方、進め方のポイントを会議前、会議中、会議後に分けて解説します。

解説

【会議前】

・そもそもその会議の必要性は
会議とは「会って議する」場です。単なる情報共有や講義形式の話であれば、「朝礼やメール等で伝えることはできないか」「グループウェアで資料を共有し各自目を通すことで代用できないか」など、会議の必要性を今一度考えてみましょう。

・参加予定者全員への情報共有
会議の目的と必要性が明確になったら、参加予定者全員に必要な情報(目的・ゴール、日時・場所、参加予定者、参考資料等)を共有しましょう。参加者に報告書等の提出を求める場合は、会議までに余裕ある日時を提出納期に設定します。そして参加者は、共有された内容や資料を必ず事前に確認し、疑問点を明確にしたり意見を持ったりして会議に臨むようにします。

・必要な機材等の用意
当日使用する資料はもちろん、ホワイトボード、マーカー、必要に応じてパソコンモニター、プロジェクター(投影機)、ICレコーダーなどを用意します。

【会議中】

・時間厳守
始まりの時間は必ず厳守するようにしましょう。例えば、参加者10人が会議開始を5分間手持ち無沙汰の状態で待つことは、会社として(10人×5分=)50分の時間の損失であるという感覚を持つことが大事です。

・目的とゴールの確認
参加者全員が会議の目的とゴールを明確に意識しているようにしましょう。例えば、「品質改善会議」と題した会議で、「改善の方向性までが決まれば良い」と考える人と「具体的な施策と担当者までを決めたい」と考える人が居た場合、「もっと問題点を探索すべきだ」と考える人と「優先順位の高い課題を早く解決すべきだ」と考える人が同時に意見を出し合うことになります。これでは、まとまる話もまとまりません。議論の内容が収束しても、どこかに不満を持つ人が出てきてしまう、ということにもなりがちです。
全員が会議の目的とゴールをきちんと理解して議論を進めていくことがとても大事です。

・言葉の定義
専門用語や造語、略称などを使う場合、参加者全員が共通認識を持っているとは限りません。また、言葉には広義と狭義の意味の違いがあったりもします。この共通認識部分が欠けていると、「参加者各人がそれぞれに異なった状態をイメージしながら議論が進んでいってしまう」という事態にもなりかねません。専門用語や造語、略称などは、配布資料に注釈を設けて言葉の定義を書いておき、また、発言者は曖昧な言葉を使わず、共通認識(正しいコミュニケーション)が保たれるよう配慮しましょう。

・役割分担:進行役
多人数が集う会議では進行役を決めましょう。進行役は、時間配分を考えて、効率的に議論が進んでいくよう全体をリードします。参加者全員がこの時間に対する意識を持つか否かで、議論の内容の濃さは全く違ってきます。

時間配分については、例えば「資料説明(情報共有)10分、質問15分、今後の進め方について議論20分、実行担当割り振り10分、予備5分」とおおまかに決め、進行役は、時間どおりに議論が進んでいくよう参加者をリードします。時間内に議論が終わらない場合は延長、または日時と場所を改めることとし、会議のゴールが終了予定時間よりも早く達成されれば早く会議を終えることとします。

会議時間は、参加者が集中力を充分に持続しうる範囲内(1時間以内)が理想的です。1時間以上に会議が長引く場合は、間に休憩を入れます。

・役割分担:書記
どんな会議でも書記を決めましょう。会議の内容は後から振り返りができるよう、メモ形式でも良いので、議事録は必ず作成するようにします。重要な会議では、議事録の抜け漏れを防ぐために、可能ならICレコーダーなどで内容を録音しておきます。

また、リアルタイムで決定事項などを逐次板書していくと、参加者の考えも整理されて親切です。板書にはホワイトボードを利用するという方法もありますが、書記担当者がパソコンに入力した内容を、そのまま他のパソコンモニターに表示させたり、プロジェクターで壁に投影したりすると、板書と議事録作成が同時になされ効率的です。

書記は、議題内容や専門用語に精通した人が担当し、上述のように板書と議事録作成を並行して行なうと、議事録作成も議論もスムーズに進みます。

【会議後】

・議事録の共有
書記担当者は、議事録を完成させたら、速やかに関与するメンバーに議事録を共有しましょう。

・各人の業務計画の見直し
会議後、関与するメンバーは全員、自身の業務計画を見直す時間をとりましょう。何か1つの決まり事があった場合、別の何かのスケジュール調整が必要になっていることは多いものです。新しく決まったこと、出てきたアイデアを、その後の業務に活かすという視点からも、会議後のタイミングで自身の業務を改めて見直すことはとても重要な意味を持ちます。

以上が、効果的な会議の仕方、進め方のポイントです。

著者クレジット

中小企業診断士 石田雅子(いしだ・まさこ)
WizBiz株式会社に勤務。小売、サービス業を中心とし、売上拡大、組織風土改善などの経営課題解決に向けた支援、各種助成金・補助金などに関するアドバイスを行なっている。