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効果的なプレゼンテーションのしかた

更新日:2012年12月12日

来月、自社商品に関連した企画競争入札があり、入札参加各社によるプレゼンテーションが実施されます。非常に重要なプレゼンテーションなのですが、社長の自分自身も含め、社員も皆、職人気質な人ばかりで、上手な伝え方ができるかどうか不安です。効果的なプレゼンテーションのコツなどがあれば、ご教示ください。
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

回答

プレゼンテーションにおいて最も重要なことは、プレゼンテーションする側とされる側との間の認識のギャップを埋めることです。以下に、具体的に解説していきます。

解説

プレゼンテーションの際は、次のような点に留意すると効果的です。

1.話を聞く側の認識レベルを意識すること

発表者は、話す内容について熟知もしているし、頭の中に明確なイメージを持っていますが、聞き手は、基本的にその内容に関するイメージは何も持っていないと認識することです。こちらが当然の常識のように思っていることでも、相手にとっては全く未知の世界の話であるようなことはよくあることです。このため基本的には、誰でもわかる(極端に言うと小学生でもわかる)ように話をします。

もし可能なら、聞く人がどのような立場の人なのか、どの程度の知識を持っている人なのかということを事前に確認しておくと良いです。そして、相手の認識レベルに合わせて、専門用語を使って話をしてよいのか、背景となる事項をどの程度まで説明すべきなのか、といったことも踏まえながら、プレゼンテーションの内容を組み立てていきます。

2.相手の理解度を確認しながら、話を進めること

プレゼンテーション用の資料やデータを説明するときは、聞く人の手元に確かにその資料が届いていることを確認し、また、どの箇所についての話をしているのかを逐一伝え、相手が話の流れに着いて来て、そして理解できるよう配慮しながら話を進めます。

時間に余裕があるなら、話の途中であっても「不明点等はありませんか?」などと問いかけ、相手の理解度を確認しながら、話を進めます。

3.正しくかつ簡潔に伝える努力をすること

プレゼンテーションでは発表者の役割が非常に大きいと言えます。聞き手は発表者のペースで内容を理解しイメージしていきます。このとき、話し方や表現に不明瞭な点があると途端に、聴衆はその内容をイメージすることが難しくなり、最悪の場合、興味を失ってしまいます。このため、発表者は話し方や表現に細心の注意を払う必要があります。

まず、曖昧な話し方をしないよう心得ます。たとえば「そのように」「あれ」などといった指示代名詞はなるべく使わないようにします。聞く人によっては、その言葉を聞いて、本筋と全く別のものをイメージしてしまうリスクがあります。

また、一つの文章は短く簡潔にします。一つの文章が長すぎたり、複雑な複文構造などになっていると、聞く人の混乱を招きやすくなります。一文一文において、主語は何で何を主張しているのかを明確にして、簡潔に話をするようにしましょう。

4.重要な事、伝えたい事は、繰り返し説明し伝えること

一般に、人が普通にさらっと話をしただけでは、本当に重要な事や伝えたい事はなかなか伝わらず、聞いている本人にとっての関心事しか、相手の記憶には残らないものです。このため、重要な事、伝えたい事は、2度3度繰り返して話し、言葉を変えて説明する必要があります。

プレゼンテーションには通常、制限時間がありますので、時間内に伝えたいことを伝えきってしまわなければなりません。できるだけ無駄な話は排除し、重要な事、伝えたい事にポイントを絞って話をすべきです。

5.資料などにも工夫を

プレゼンテーションは通常、パワーポイントなどを使って行なわれます。発表者の話の流れに則して提示されるパワーポイントには、見た人が一目で内容を理解できるよう、随所に工夫を凝らすことが必要です。たとえば、ポイントを図や表にまとめる、強調すべき箇所にアクセントを付ける、動画を盛り込むなど、様々な手法を用いて、伝えやすい資料を作成します。

このような資料作成に不慣れな方は、一度、プレゼンテーション資料の作成のしかたに関する講習会などに参加してみられることをお勧めします。

著者クレジット

●中小企業診断士 石田雅子(いしだ・まさこ)
WizBiz株式会社に勤務。小売、サービス業を中心とし、売上拡大、組織風土改善などの経営課題解決に向けた支援、各種助成金・補助金などに関するアドバイスを行なっている。