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コミュニケーション能力を向上させる方法(メール編)

更新日:2012年06月06日

取引先との意思疎通の不足から無用のトラブルを招いていしまった経験があります。この反省から、社員も含めコミュニケーション能力の向上が不可欠と考えており、とくにメールの取り扱いには気を使わなければいけないと思っています。仕事でメールを使う際に注意すべき点などがあれば教えて下さい。
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

回答

基本的に、ビジネスマンは忙しい為ゆっくりメールを読む時間は無い、と考えてほぼ間違いないです。とくに経営者、役員クラスの人たちには1日に何十通ものメールが来るものです。たとえ読んでもらったとしても、一度目を通してもらっただけでは、伝えたい事がきちん伝わっていない場合もありえます。

メールでは相手の表情も態度も見えないため、正確かつ確実に伝えるための工夫が必要です。もちろん、敬語の正しい使い方や、相手に失礼の無い常識的な文章を書くことは言うまでもないことです。

解説

以下では、メールで伝えたい事を相手に正確かつ確実に伝えるために注意すべき点を解説します。

1.タイトルの工夫

(1)タイトルは簡潔に、でも内容が一目でわかるように
メールの件名欄は枠の幅が定められており、そのため一目で読める文字数には限度があります。スクロールの手間無く一目で読めて、かつ内容を正しく理解してもらえるよう、簡潔でわかりやすいタイトルを付けるようにしましょう。

(2)アクセントの挿入

件名欄には実に様々な内容のジャンルのメールが並びます。このため、括弧記号などを用いて、メールの性質を一目で理解してもらえるようにしましょう。

<件名欄での括弧活用例>

【至急】本日経費清算書類の提出締切日です!
【重要】来週の○○会議の議題につきまして
【○○会議】明日の報告資料(Aチーム)です
【□□さんへ】明日の○○会議での発表をお願いします

2.本文の工夫

(1)文章は短く
1つの文章が長すぎたり、複雑な複文構造などになってくると、文中のどの文言がどこに(どこまで)係っているのか、が曖昧になってきて、内容を誤解、曲解される恐れがあります。タイトルと同じく、文章もできるかぎり簡潔に書くよう心がけましょう。

(2)適宜な改行
メールでは1つの行が長すぎると受信者側で表示エラーになってしまうケースがあります。そのため、文章は読まれやすくするためにも、適宜改行を入れるようにしましょう。

(3)曖昧な表現の多用禁止
「このように」「あの件」「その時」など、代名詞を多用した文章は伝達内容が曖昧になりがちで誤解を生む元凶です。曖昧な表現は極力控えるようにしましょう。

(4)書式の工夫
「文字の大きさ、太さ、斜体などの字体、色、下線」などを活用して、強調すべき点は確実に伝わるようアピールするようにしましょう。

(5)添付ファイルの紹介
添付ファイルがある場合は、忘れずに見てもらえるよう、その存在をメール文中でも記すようにしましょう。

<添付ファイル紹介文例>

本件に関しましては、添付ファイル(XXX.doc)をご参照下さい。
ご参考資料:添付ファイル(XXX.doc)

3.送信時のチェック

一度送信してしまったメールのミスは、取り返すことができません。このため、メール送信時には細心の注意を払いミスの無いよう心がけなければいけません。ミス撲滅のためには指先確認が効果的です。パソコンの画面を指差して、(できれば声にも出して)「宛先良し!件名良し!」などと言いながら、次の各項目をチェックするとよいです。

<メール送信時チェック項目>

送信者:1人でも複数の送信者を名乗る場合があります。たとえば自分の名前を名乗って送る場合と部署名(「○○事務局」など)で送る場合などがあったりします。この区別がある場合は送信者もチェックしましょう。
宛先:送信相手のメールアドレスに間違いがないかをチェックします。
cc欄:cc(carbon copy)欄には、メールを共有する人を加えます。この欄も間違いがないかチェックします。
bcc欄:bcc(blind carbon copy)欄には、秘匿でメールを共有する人を加えます。加える人が居る場合は、この欄も間違いがないかチェックします。
件名:件名が本文の内容に合致しているか、タイトルは適切かをチェックします。
宛名と敬称:本文中の宛名に間違いはないか、そして敬称を付け忘れていないか、などをチェックします。
添付ファイル:正しいファイルが添付されているかをチェックします。

以上が、メールで伝えたい事を相手に正確かつ確実に伝えるために注意すべき点ですが、できれば、作成したメールの文章は、時間を空けて読み返し、すんなり理解できるまで何度も推敲できたらベストです。また、至急かつ重要な連絡事項は、送信して放置するのでではなく、送信後に電話でも併せて連絡し簡単に用件を伝え、メールの確認をお願いしておくと確実ですね。

著者クレジット

中小企業診断士 石田雅子(いしだ・まさこ)
WizBiz株式会社に勤務。小売、サービス業を中心とし、売上拡大、組織風土改善などの経営課題解決に向けた支援、各種助成金・補助金などに関するアドバイスを行なっている。